lørdag den 15. april 2017

Bevaring af data fra IT-systemet BB Journal fra to institutioner #aktindsigt #institution




På foranledning af Rigsarkivet har Statsforvaltningen, Tilsynet, anmodet Odense Byråd om en redegørelse for Odense Kommunes håndtering af to forhold i forbindelse med Rigsarkivets tilsyn med Odense Kommunes arkivforhold, henholdsvis om omfanget af arkivmateriale i kommunens institutioner og om muligt uhjemlet kassation af materiale i et IT-system fra to kommunale institutioner.
Byrådet skal med denne sag tage stilling til det udkast til svar, der fremgår af sagsfremstillingen.
INDSTILLING
Borgmesterforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at byrådet besvarer henvendelsen fra Statsforvaltningen, Tilsynet, i overensstemmelse med det svarudkast, der fremgår af sagsfremstillingen.
Økonomiudvalget anbefaler Borgmesterforvaltningens indstilling.
SAGSFREMSTILLING
I foråret 2015 iværksatte Rigsarkivet et tilsyn med arkivforholdene i landets kommuner og udsendte i den forbindelse et elektronisk spørgeskema, hvor man udbad sig en lang række oplysninger. Stadsarkivet besvarede på Odense Kommunes vegne henvendelsen og fik en tilbagemelding med Rigsarkivets brev af 16/9 2015. Heri havde Rigsarkivet følgende bemærkninger:

I indberetningsskemaet manglede oplysninger om papirarkivalier i kommunens institutioner.
Rigsarkivet ville drage omsorg for, at en konserveringsfaglig rådgiver ville kontakte Stadsarkivet for at drøfte spørgsmålet om et midlertidigt arkivmagasin, som ikke levede op til kravene om betryggende opbevaring. De dårlige opbevaringsforhold i dette magasin var blevet påpeget af Stadsarkivet.
Rigsarkivet stillede desuden en række spørgsmål i forhold til Odense Kommunes IT-arkivering: Havde Odense Kommune en strategi for digital arkivering? Hvad var status på arkiveringen af kommunens økonomisystem og en række mindre IT-systemer, der tidligere havde været anvendt i kommunen? Og endelig ønskede Rigsarkivet en redegørelse for uhjemlet kassation af data fra IT-systemet BB Journal.
På baggrund af bemærkningerne bad Rigsarkivet Stadsarkivet om at tilvejebringe de manglende oplysninger.
Stadsarkivet svarede den 16/10 2015 på Rigsarkivets brev med følgende bemærkninger:
Med hensyn til de manglende oplysninger om papirarkivalier fra Odense Kommunes institutioner påpegede Stadsarkivet, at det af arbejdskraftmæssige grunde ikke havde været muligt at få oplysninger fra alle institutioner. Stadsarkivet oplyste i denne forbindelse, at for at fremme arbejdet med at få overblik over mængden af papirarkivalier havde Stadsarkivet indledt arbejdet med at få etableret samarbejdsrelationer med de centrale forvaltninger, således at der kunne sættes ledelsesmæssig forankring bag opgaven. Stadsarkivet forklarede endvidere, at det var hensigten at få etableret en turnusordning, således at Stadsarkivet hvert fjerde år havde kontakt til de enkelte institutioner.
Med hensyn til spørgsmålet om det midlertidige arkivmagasin afventede Stadsarkivet at blive kontaktet af Rigsarkivets konserveringsfaglige rådgiver.
I relation til Odense Kommunes IT-arkivering blev det oplyst, at kommunens strategi for digital arkivering var under udarbejdelse (er senere udarbejdet).
Kommunens økonomisystem ØS Indsigt var i gang med arkiveringsprocessen - og alle årgange fra 2003-2015 er senere arkiveret.
De mindre IT-systemer, som Rigsarkivet havde spørgsmål til, var blevet arkiveret som en del af kommunens daværende ESDH-system Profile.
Stadsarkivet kunne endelig meddele, at visse data fra BB journalsystemet øjensynlig var blevet slettet, uden at arkivet var blevet informeret om dette. Dermed var muligheden for at bevare disse data gået tabt.

Den 14/4 2016 fremsendte Rigsarkivet en erindringsskrivelse til Odense Kommune, hvor Rigsarkivet anmodede kommunen om at indsende de manglende oplysninger inden den 1/7 2016. Rykkerskrivelsen omhandlede blandt andet
spørgsmålet om papirarkivalier i Odense Kommunes institutioner.
at Rigsarkivets konserveringsfaglige rådgiver ville kontakte Stadsarkivet og aftale det videre forløb med hensyn til det midlertidige arkivmagasin.
spørgsmålet om uhjemlet kassation af materiale fra IT-systemet BB Journal for så vidt angik to af Børn- og Ungeforvaltningens institutioner, Korsløkke og Løkkehus.
Den 5/9 2016 redegjorde Stadsarkivet for sagen i en mail til Rigsarkivet. I mailen oplyste Stadsarkivet blandt andet, at det fortsat arbejdede på opgaven med at indhente oplysninger om papirarkivalier i kommunens institutioner. Desuden blev det oplyst, at Stadsarkivet i mellemtiden havde fået løst problemet vedrørende det midlertidige arkivmagasin. Endelig henvistes der til tidligere afgivne oplysninger omkring materialet fra BB Journal.
Den 13/10 2016 indberettede Rigsarkivet Odense Kommune til Statsforvaltningen for ikke have svaret fyldestgørende på to spørgsmål, nemlig at:
Odense Kommune stadig ikke havde indberettet oplysninger om papirarkivalier i Odense Kommunes institutioner.
Odense Kommune ikke havde redegjort for den uhjemlede kassation af data fra it-systemet BB-Journal, uden at der var produceret en arkiveringsversion.
Den 2/11 2016 henvendte Statsforvaltningen sig til Odense Kommune med anmodning om, at kommunalbestyrelsen afgav en udtalelse til sagen.

Udkast til svar til Statsforvaltningen, Tilsynet:
"Vedr. sagsnr. 2016-77215
Statsforvaltningen har den 2/11 2016 anmodet Odense Byråd om en udtalelse vedrørende en henvendelse fra Rigsarkivet om manglende oplysninger og uhjemlet kassation. På den baggrund skal byrådet oplyse følgende:
1. Papirarkivalier i Odense Kommunes institutioner
Stadsarkivet påbegyndte i efteråret 2015 arbejdet med at få indhentet oplysningerne fra de kommunale institutioner. Af ressourcehensyn måtte Stadsarkivet lade opgaven ligge stille det meste af 2016, men fra oktober 2016 har Odense Stadsarkiv arbejdet målbevidst med at få afsluttet undersøgelsen.

For at tilvejebringe så godt et resultat som muligt og sikre så smidig en indberetningsproces fra institutionerne som muligt har Stadsarkivet tilstræbt:
Undersøgelsen aftaltes nøje med repræsentanter fra de respektive hovedforvaltninger (for at undersøgelsen fik en forvaltningsmæssig forankring).
Der blev (af pædagogiske grunde) udarbejdet vejledningsmateriale skræddersyet til de respektive institutioner.
Indberetningerne skulle (også) forsyne Stadsarkivet med så fyldestgørende oplysninger, at det ville være nemmere at beregne fremtidigt magasinbehov på papirarkivområdet.
Denne proces blev påbegyndt i efteråret 2015 og videreført aktivt fra oktober 2016. Fra december 2016 er arkivundersøgelsen blevet (eller er i færd med at blive) udbredt til alle de langt over 300 institutioner under Odense Kommunes fire forvaltninger, nemlig Beskæftigelses- og Socialforvaltningen (BSF), Børn- og Ungeforvaltningen (BUF), By- og Kulturforvaltningen (BKF) og Ældre- og Handicapforvaltningen (ÆHF).
Medio marts 2017 er status for undersøgelsen følgende:
BSF: Undersøgelsen er afsluttet.
BUF: Undersøgelsen er her opdelt i to, nemlig i henholdsvis afdelingen for dagtilbud (daginstitutioner, børnehaver, vuggestuer m.m.) samt i afdelingen for skoler og SFO’er. Undersøgelsen er stort set afsluttet.
BKF: Undersøgelsen er igangsat den 6/3 2017 med svarfrist den 15/4 2017.
ÆHF: Undersøgelsen forberedes for tiden i et samarbejde mellem forvaltningen og Stadsarkivet og forventes afsluttet medio maj 2017.
Den samlede oversigt over bevaringsværdigt arkivmateriale i alle kommunens institutioner forventes på dette grundlag at kunne foreligge senest den 1/8 2017, hvor den vil blive tilstillet Rigsarkivet.
2. Uhjemlet kassation af et IT-system fra to kommunale institutioner
Der har hersket en vis usikkerhed med hensyn til bevaring af data fra IT-systemet BB Journal fra to institutioner, nemlig Børn og Ungeforvaltningens institutioner Korsløkke og Løkkehus. Data fra Ældre- og Handicapforvaltningens institutioner Bjørnemosen, Fangelvej, Lindegården og Rødegårdsvej var derimod allerede slutafleveret til Stadsarkivet i 2012.
I forbindelse med Stadsarkivets undersøgelse af den manglende arkivering af data fra de to BUF-institutioner har ingen af det nuværende personale kunnet besvare de udestående spørgsmål. I november 2016 er det dog lykkedes at finde installationen af BB Journal på en IT-server, der er i drift, men som ikke længere bruges af ansatte i BUF (men som tidligere har været brugt på de to institutioner).
Stadsarkivet er nu i gang med at undersøge, om denne installation indeholder systemets bevaringsværdige data. Er dette tilfældet, vil udfærdigelsen af en arkiveringsversion for de to institutioner, der ikke blev arkiveret i 2012, blive iværksat samtidig med slutarkiveringen af de fire første ÆHF-institutioner. Analysen af IT-systemet og hvorvidt det indeholder alle bevaringsværdige data fra de to BUF-institutioner, forventes at foreligge den 1/6 2017, hvor svaret vil blive tilstillet Rigsarkivet. Arkiveringsprocessen vil i givet fald blive gennemført i 2017 eller i 2018 (af budgetmæssige årsager)."
EFFEKT
Sagen har ingen konsekvenser for et eller flere af byrådets otte effektmål.
ØKONOMI
Denne sag har ingen økonomiske konsekvenser for Odense Kommune, herunder for kommunens kassebeholdning.

Det er endeligt utroligt at læse da jeg i 5 år kæmper for at få udleveret det lovpligtige dagbøger fra to andre instituioner samt en plejemor der havde min børn. Hertil også dagbøger fra skolen, dagbøger som skrives om alle anbragte børn. Det er ikke kun fra Odense, men også Vejen Kommune.

Trist at ingen ved hvor sagsakter er - værre er at disse "forsvinder" eller oplysninger som f.,eks socialtilsyn får ikke bliver udleveret til forældre - det er vores børn og dagbøger, tilsyn samt det øvrige er det sikkerhed vi har for at opdage om institutionerne lever op til loven. BB journal er bare en af flere institutioner og endeligt er det mig en gade at forældre ikke må få et printet kopi af deres barns sag derfra, der er INGEN lov som forbyder det - da disse er andre aktører hyrede af kommunen og dermed gælder forvaltningsloven §48 for dem. Jeg er endeligt glad for det stilles spørgsmål til men stadigvæk ikke glad for at akterne, fra BB Journal og Tilsynet forsvandt. På mange mange områder er kvalitetssikring bare på ingne måde godt nok - disse børn fortjener at forældre, som kan, ved hvad der forgår.

Hvor er journalerne fra bl. a det nu lukkede Ny Møllegaard? Eller dem de sendt til institutioner om os hvor vi ikke endt, helt uden vores medvirken .... det er så sandeligt synd for Byrådet at den slags forgår hvor hele dagbøger forsvinder. Pludseligt står jeg og indser jeg havde ikke fået vores netop fordi kommunen ikke sikrede de havde en kopi. Statsforvaltningen har på det seneste fået flere afgørelser jf aktindsigt i sager af anbragte børn - kommuner overholder ikke loven og deres henvisning til tavhedspligt mm. holder ikke når vi ser hvordan børnene kommer hjem - uden uddannelse, uden tryghed jf opvækst mm. Som jeg kun læse er der dagbøger ... alle de steder som kommunen betalt. Men næsten ingen kopier findes, og det jeg har er udelukkende fra skolerne som i den grad viser mangler ... mangler som ingen bør tillade. Den del er PPRs ansvar ...



Twice Exceptional Denmark

Twice Exceptional Denmark er lavet for dobbelt exceptionelle børn dvs. børn med særlige forudsætninger som samtidig har indlæringsvanskeligheder. Disse børn kan have opmærksomheds-, koncentrations- og kontakt- vanskeligheder som oftest er pga. Ordblindhed/ Dyslexi, ADHD, AS, PDD NOS, OCD, Tourette osv.

Det ofte set at Børn med særlige forudsætninger er af natur Asynkron Udviklet dvs. det halter med at deres emotionelle og sociale udvikling følger med det som ses ved jævnaldrende, samtidig med at de lærer lynhurtigt det emner de er motiveret for og ender således ofte foran jævnaldrende i disse oråder, uden sparringspartner. Børnene ender ofte meget ”misforstået” og en tværfagligindsats er nødvendig hvis sådan en situation skal kunne vendes.

Tværfaglighed bør bestå af en BMSF konsulent/psykolog og derudover specialister jvf. barnets specifikke diagnoser og andre problemer hver gang handleplaner udarbejdes, barnets evalueres osv. Men der er langt vej endnu, da BMSF ikke anerkendes i Kommunerne, og dermed overses det at barnet har behov for en ”særlig” forståelse og indsigt for at børnene kan få den rette hjælp jvf. Socialloven og Inklusion.

Men desværre ses disse børn i AKT forløb, heldagsskoler og kan ende i Udsatte grupper:

De unge, som kommer til opholdsstederne, har været vanskelige at placere i de kommunale tilbud, hvor hverken de unge, som kommer til opholdstederne eller de elever, der går i de kommunale tilbud, vil profitere af at være sammen.